Kopien von Personalausweisen / Führerscheinen

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In unserer Beratungspraxis stellen wir häufig fest, dass Personalausweise und Führerscheine aufgrund der vermeintlichen Dokumentationspflicht kopiert werden. Deshalb möchten wir klarstellen, dass in den meisten Fällen keine Notwendigkeit besteht, diese Dokumente zu kopieren.

Sowohl Führerscheine als auch Personalausweise enthalten häufig mehr Daten, als tatsächlich benötigt werden. Beispielsweise enthalten Führerscheine nicht nur Informationen über die Führerscheinklassen, sondern auch möglicherweise Gesundheitsdaten (z. B. Brillenpflicht, Behinderungsmerkmale). Der Personalausweis enthält neben der Personalausweisnummer auch Angaben zur Größe und Augenfarbe, die in der Regel keine relevanten Informationen für das Beschäftigungsverhältnis oder das Kunden-Lieferanten-Verhältnis darstellen. Gemäß § 20 des Personalausweisgesetzes dürfen Kopien nur vom Ausweisinhaber oder mit Zustimmung von Dritten erstellt werden. Nicht relevante Teile müssen geschwärzt und Kopien von Ausweisen dauerhaft als solche erkennbar sein. Im Beschäftigungsverhältnis sind Einwilligungen häufig anfällig und daher anfechtbar. In den meisten Fällen genügt es, zu vermerken, dass der Ausweis oder Führerschein vorgelegen hat.

Falls es notwendig sein sollte, eine Kopie anzufertigen, beispielsweise für die Beantragung eines Visums für einen Mitarbeiter im Rahmen einer Geschäftsreise, darf diese Kopie für diesen Zweck erstellt werden. Sie muss jedoch nach Abschluss des Vorgangs (oder Beendigung der Geschäftsreise) wieder gelöscht werden. Wenn eine Kopie des Ausweises aufgrund des Geldwäschegesetzes erforderlich ist (einer der wenigen Fälle, in denen eine Kopie notwendig ist), muss diese Kopie dennoch fünf Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehungen gelöscht werden.